Hướng dẫn tự học Access
Giáo trình “Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu"
Khoa Công nghệ Thông tin http://www.ebook.edu.vn 79
Chng 1 TỔNG QUAN CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS
1. GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người
sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ
hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.
Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công
cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Người sử dụng có thể chỉ
dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra, có thể thay
đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác
nhấp chuột.
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế
những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động
dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo
dạng thức chuyên nghiệp.
Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc.
Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng
tự động hóa công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu quản lý cao,
Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một ngôn
ngữ lập trình mạnh trên CSDL.
2. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ACCESS
2.1. Khởi động ACCESS
Chọn nút Start trên thanh Task bar
Chọn Programs
Chọn Microsoft ACCESS
Giáo trình “Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu"
Khoa Công nghệ Thông tin http://www.ebook.edu.vn 80
Khung hội thoại Microsoft ACCESS gồm:
Create a New Database Using : Tạo CSDL ứng dụng mới.
Blank Database : Tạo CSDL trống.
Database Wizard : Tạo với sự trợ giúp
của Wizard.
Open an Existing Database : Mở một CSDL có sẵn.
2.2. Thoát khỏi ACCESS
Chọn File/Exit hoặc nhấn tổ hợp phím ALT+F4
3. CÁC THAO TÁC TRÊN TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS
3.1. Tạo một tập tin CSDL
Thực hiện các thao tác sau:
Chọn File/New hoặc chọn biểu tượng
New trên thanh công cụ
Chọn Database, chọn OK
Trong mục Save in: Chọn thư mục cần chứa tên tập tin.
File name: Chọn tên tập tin cần tạo
(Phần mở rộng mặc định là MDB)
3.2. Mở một CSDL đã tồn tại trên đĩa
Chọn File/Open database (Hoặc click biểu tượng Open)
Trong mục Look in : Chọn thư mục cần chứa
tên tập tin cần mở.
File name: Chọn tên tập tin cần mở.
Chọn Open
3.3. Đóng một CSDL
Chọn File/Close hoặc ALT+F4
3.4. Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL ACCESS
Một tập tin CSDL ACCESS gồm có 6 thành phần cơ bản sau
Bảng (Tables) : Là nơi chứa dữ liệu
Giáo trình “Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu"
Khoa Công nghệ Thông tin http://www.ebook.edu.vn 81
Truy vấn (Queries) : Truy vấn thông tin dựa trên một
hoặc nhiều bảng.
Biểu mẫu (Forms) : Các biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu
hoặc hiển thị dữ liệu.
Báo cáo (Reports) : Dùng để in ấn.
Pages (Trang) : Tạo trang dữ liệu.
Macros (Tập lệnh) : Thực hiện các tập lệnh.
Modules (Đơn thể) : Dùng để lập trình Access Basic
4. CÁCH SỬ DỤNG CỬA SỔ DATABASE
Như đã nói ở trên, một CSDL của Access chứa trong nó 7 đối tượng chứ không
đơn thuần là bảng dữ liệu. Sau khi tạo mới một CSDL hoặc mở một CSDL có sẵn Access
sẽ hiển thị một cửa sổ Database, trên đó hiển thị tên của CSDL đang mở và liệt kê 7 đối
tượng mà nó quản lý, mỗi lớp đối tượng đều được phân lớp rõ ràng để tiện theo dõi.
4.1. Tạo một đối tượng mới
Trong cửa sổ Database, chọn tab chứa đối tượng cần tạo (Bảng, Truy vấn, Biểu
mẫu, Báo cáo,...) hoặc thực hiện lệnh
View/D atabase Object - Table/Query/Form/ReportPages/Macros/Modules
Chọn nút New.
4.2. Thực hiện một đối tượng trong CSDL
Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện. Cửa sổ Database liệt kê tên các
đối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở.
Chọn nút Open (đối với Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Trang) hoặc Preview (đối với
Báo biểu) hoặc Run (đối với Macro và Module).
4.3. Sửa đổi một đối tượng có sẵn trong CSDL
Trong cửa sổ Database, chọn tab cần thực hiện. Cửa sổ Database liệt kê tên các
đối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở, Chọn nút Design.
Giáo trình “Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu"
Khoa Công nghệ Thông tin http://www.ebook.edu.vn 82
Chng 2 BẢNG DỮ LIỆU
Bảng là đối tượng chủ yếu chứa các thông tin cần quản lý, có thể đó chỉ là một vài
địa chỉ đơn giản hay cả vài chục nghìn bản ghi chứa đựng thông tin liên quan đến các hoạt
động SXKD của một công ty xuất nhập khẩu nào đó. Trước khi ta muốn làm việc với bất
kỳ một CSDL nào thì ta phải có thông tin để quản lý, các thông tin đó nằm trong các
bảng, nó là cơ sở để cho người sử dụng tạo các đối tượng khác trong CSDL như truy vấn,
biểu mẫu, báo biểu...
1. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Một CSDL được thiết kế tốt cho phép người sử dụng truy cập nhanh chóng đến
những thông tin cần tham khảo, giúp tiết kiệm được thời gian truy xuất thông tin. Một
CSDL thiết kế tốt giúp người sử dụng rút ra được những kết quả nhanh chóng và chính
xác hơn.
Để thiết kế một CSDL tốt chúng ta phải hiểu cách mà một Hệ QTCSDL quản trị
các CSDL như thế nào. MS Access hay bất kỳ một Hệ QTCSDL nào có thể cung cấp các
thông tin cho chúng ta một cách chính xác và hiệu quả nếu chúng được cung cấp đầy đủ
mọi dữ kiện về nhiều đối tượng khác nhau lưu trữ trong các bảng dữ liệu. Ví dụ ta cần
một bảng để chứa thông tin về lý lịch của cán bộ, một bảng khác để chứa các đề tài
nguyên cứu khoa học của các cán bộ...
Khi bắt tay thiết kế CSDL, chúng ta phải xác định và phân tích các thông tin muốn
lưu trữ thành các đối tượng riêng rẽ, sau đó báo cho Hệ QTCSDL biết các đối tượng đó
liên quan với nhau như thế nào. Dựa vào các quan hệ đó mà Hệ QTCSDL có thể liên kết
các đối tượng và rút ra các số liệu tổng hợp cần thiết.
CÁC BƯỚC THIẾT KẾ CSDL
Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của chúng ta. Điều này quyết định các loại sự
kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access.
Giáo trình “Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu"
Khoa Công nghệ Thông tin http://www.ebook.edu.vn 83
Bước 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Mỗi đối tượng thông tin sẽ hình thành một
bảng trong CSDL của chúng ta.
Bước 3: Sau khi đã xác định xong các bảng cần thiết, tiếp đến ta phải chỉ rõ thông tin nào
cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường. Mỗi loại thông tin trong bảng gọi
là trường. Mọi mẫu in trong cùng một bảng đều có chung cấu trúc các trường. Ví dụ:
Trong lý lịch khoa học cán bộ, những trường (thông tin) cần quản lý là: “HỌ VÀ TÊN”,
“CHUYÊN MÔN”, “HỌC VỊ”, “HỌC HÀM”,...
Bước 4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng. Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét
dữ liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trướng hoặc tạo
bảng mới để làm rõ mối quan hệ này. Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tạo được quan hệ
tốt sẽ giúp chúng ta nhanh chóng truy tìm tìm và kết xuất dữ liệu.
Bước 5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế. Phân tích lại thiết kế ban đầu để tim lỗi, tạo
bảng dữ liệu và nhập vào vài bản ghi, thử xem CSDL đó phản ánh thế nào với những yêu
cầu truy xuất của chúng ta, có rút được kết quả đúng từ những bảng dữ liệu đó không.
Thực hiện các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần thiết.
2. KHÁI NIỆM VỀ BẢNG
Bảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như SINH VIÊN,
HÓA ĐƠN,... Mỗi hàng trong bảng gọi là một bản ghi (record) chứa các nội dung riêng
của đối tượng đó. Mỗi bản ghi của một bảng đều có chung cấu trúc, tức là các trường
(field). Ví dụ: Cho bảng dưới đây để quản lý lý lịch khoa học cán bộ trong trường đại học,
có các trường MACB (Mã cán bộ), TRINHDOVH (Trình độ văn hóa), CHUYENMON
(Chuyên môn),...
Trong một CSDL có thể chứa nhiều bảng, thường mỗi bảng lưu trữ nhiều thông tin
(dữ liệu) về một đối tượng thông tin nào đó, mỗi một thông tin đều có những kiểu đặc
trưng riêng, mà với Access nó sẽ cụ thể thành những kiểu dữ liệu của các trường.
Giáo trình “Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu"
Khoa Công nghệ Thông tin http://www.ebook.edu.vn 84
3. TẠO BẢNG MỚI TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Trong MS Access có hai cách để tạo bảng, một là cách dùng Table Wizard, nhưng
các trường ở đây MS Access tự động đặt tên và không có bàn tay can thiệp của người sử
dụng. Ở đây, sẽ đưa ra cách tạo mới bảng hoàn toàn do người sử dụng.
3.1. Tạo bảng không dùng Table Wizard
Trong cửa sổ Database, chọn tab Table (hoặc Lệnh View/Daatbase object - Table)
Chọn nút New, xuất hiện hộp thoại
Datasheet View: Trên màn hình sẽ xuất hiện một
bảng trống với các trường (tiêu đề cột) lần lượt Field1, field2
Design View: Trên màn hình xuất hiện cửa sổ
thiết kế bảng, người sử dụng tự thiết kế bảng.
Table Wizard: Thiết kế bảng với sự trợ giúp của MS Access
Import table: Nhập các bảng và các đối tượng từ các tập tin khác vào CSDL
hiện thời.
Link table: Tạo bảng bằng cách nối vào CSDL hiện thời các bảng của CSDL
khác.
Chọn chức năng Design View, chọn OK.
3.2. Sử dụng Design View
Field Name: Tên trường cần đặt (thông tin cần quản lý)
Data Type: Kiểu dữ liệu của trường
Desciption: Mô tả trường, phần này chỉ mang ý nghĩa
làm rõ thông tin quản lý, có thể bỏ qua trong khi thiết kế bảng.
Field properties: Các thuộc tính của trường
Xác định khoá chính của bảng (nếu có)
Xác định thuộc tính của bảng, Lưu bảng dữ liệu
có thể bạn quan tâm
Hướng dẫn tạo báo cáo trong Access 2016
18
1.383
305
Cơ sở dữ liệu
18
(New)
Hướng dẫn khắc phục sự cố máy khách Direct Access
11
1.041
299
Cơ sở dữ liệu
11
(New)
Lập trình bảo mật cơ sở dữ liệu Access
7
774
314
Cơ sở dữ liệu
7
(New)
Tổng hợp thủ thuật bảo mật cơ sở dữ liệu Access
10
774
289
Cơ sở dữ liệu
10
(New)
Cài đặt và cấu hình Verizon Network Access Manager
4
685
312
Cơ sở dữ liệu
4
(New)
Cách xử lý lỗi "Connected With Limited Access" trong Windows
2
640
268
Cơ sở dữ liệu
2
(New)
Cách chỉnh sửa bảng trong Access 2016
12
1.030
291
Cơ sở dữ liệu
12
(New)
Tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016 từ đơn giản đến phức tạp
21
1.044
288
Cơ sở dữ liệu
21
(New)
thông tin tài liệu
Tài liệu hữu ích giúp việc học Access trở nên dễ dàng hơn
Mở rộng để xem thêm
từ khóa liên quan
tài liệu mới trong mục này
tài liệu hot trong mục này
tài liệu giúp tôi
Nếu bạn không tìm thấy tài liệu mình cần có thể gửi yêu cầu ở đây để chúng tôi tìm giúp bạn!
xem nhiều trong tuần
Giáo trình Quản trị học của Đại học kinh tế quốc dân
Tâm lý xã hội VÀ Hệ tư tưởng
Mẫu slide chủ đề âm nhạc
Tham khảo 12 bài tập nguyên lý thống kê có lời giải
4 đề thi học sinh giỏi Toán lớp 2, có đáp án kèm theo
Các hiệu ứng HTML cho trang web
yêu cầu tài liệu
Giúp bạn tìm tài liệu chưa có
×
