Home
Tài chính - Ngân hàng
Kế toán, kiểm toán
Lưu trữ chứng từ kế toán dựa vào trên những quy định nào?
Lưu trữ chứng từ kế toán dựa vào trên những quy định nào?
QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Nghị định 174/2016 quy định cụ thể những điều của Luật kế toán, có hướng dẫn cục thể
về lưu trữ tài liệu kế toán. Chúng tôi xin chia sẻ với các bạn quy định tại Nghị định này
qua bài viết
Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
1. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ
Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
1. Chứng từ kế toán.
2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán
ngân sách.
4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán
quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;
báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra,
thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ
sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến
giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi
hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài
liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến
nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
2. Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp Luật cho từng
loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:
a) Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định này chỉ có một bản
chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị
còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.
b) Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6
Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo “Biên
bản giao nhận tài liệu kế toán” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.
c) Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại
khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài – liệu kế toán là bản sao
chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6
Nghị định này thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể
sao chụp được”.
1
2. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử
dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế
toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm
kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp
Luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về
quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy
đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật
chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm
bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
3. Người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài
liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế
toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành
từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
5. Người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông
tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan
nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp Luật. Các cơ quan được cung cấp tài
liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng
và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.
3. Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử
1. Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ
phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu
trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử
phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được
trong thời hạn lưu trữ.
Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các
cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế
toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Việc in
ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện
theo pháp Luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp
thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
2. Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh
tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra
giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người
đại diện theo pháp Luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu
có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
2
4. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán
phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu
trữ theo quy định của pháp Luật.
Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ
chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo
quy định của pháp Luật.
2. Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn
phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời
gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng
ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng
đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ
chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động
tại việt Nam, người đại diện theo pháp Luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài
liệu kế toán trừ trường hợp pháp Luật có quy định khác.
3. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án
kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong
thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt,
kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp Luật của đơn
vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định
chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
4. Tài liệu kế toán của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình
doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ
kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến
chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi
đơn vị được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền
quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc
chuyển đổi đơn vị quyết định.
5. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các
đơn vị được chia, tách: Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới
thì lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại
đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết
định chia, tách đơn vị quyết định. Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế
toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn
vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
6. Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu
kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị
nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.
3
7. Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải được lưu trữ theo quy định của pháp
Luật liên quan.
4
có thể bạn quan tâm
Phân tích thực trạng vốn đầu tư gián tiếp trong những năm qua trên thị...
63
1.165
324
Thạc sĩ cao học
63
(New)
Quy định về việc ký thay trên chứng từ, hóa đơn
1
646
288
Kế toán, kiểm toán
1
(New)
Quy định xử phạt hành vi vi phạm quy định chung về pháp luật kế toán
1
748
318
Kế toán, kiểm toán
1
(New)
Luận án: nghiên cứu một số định hướng cho kế toán Việt Nam trong tiến...
79
805
351
Kinh tế quản lý
79
(New)
Tìm hiểu những định dạng ảnh tốt nhất và cách dùng chúng
10
1.214
349
Đồ họa, thiết kế
10
(New)
Đề tài: phân tích, đánh giá và đưa ra định hướng xây dựng chiến lược k...
114
1.066
380
Kinh tế quản lý
114
(New)
Những thiết lập mặc định mà bạn nên thay đổi trên Microsoft Office
13
1.142
287
Cơ sở dữ liệu
13
(New)
Nâng cao hiệu quả áp dụng các phương pháp xác định mức biến động giá t...
90
773
322
Kinh tế - Thương mại
90
(New)
thông tin tài liệu
Nghị định 174/2016 quy định cụ thể những điều của Luật kế toán, có hướng dẫn cục thể về lưu trữ tài liệu kế toán. Tài liệu 123.org xin chia sẻ với các bạn quy định tại Nghị định này qua bài viết
Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
1. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ
Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
Mở rộng để xem thêm
tài liệu mới trong mục này
tài liệu hot trong mục này
tài liệu giúp tôi
Nếu bạn không tìm thấy tài liệu mình cần có thể gửi yêu cầu ở đây để chúng tôi tìm giúp bạn!
xem nhiều trong tuần
Giáo trình Quản trị học của Đại học kinh tế quốc dân
4 đề thi học sinh giỏi Toán lớp 2, có đáp án kèm theo
BIỂU MẪU ĐỀ NGHỊ NHẬP KHẨU THUỐC CHƯA CÓ GIẤY ĐĂNG KÝ LƯU HÀNH THUỐC TẠI VIỆT NAM KHÔNG VÌ MỤC ĐÍCH THƯƠNG MẠI
Hướng dẫn tự học Access
Sinh học 11 mạch gỗ và mạch rây của cây
IELTS Writing task 2 - chủ đề chủ đề Imported food
yêu cầu tài liệu
Giúp bạn tìm tài liệu chưa có
×
