Phân tích mô tả công việc
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân
tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù
hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu
không biết phân tích công việc.
Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một
cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn
hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
I. Nội dung cơ bản của phân tích công việc:
1.1. Khái niệm:
- Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng
theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công
việc một cách tốt nhất.
- Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở
cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
- Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc,
các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra,
giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.
- Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những
nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích... của người thực
hiện công việc.
Bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho
việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao
động.
1.2. Thông tin để thực hiện phân tích công việc:
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin
dưới đây:
1. Thơng tin về tình hình thực hiện cơng việc:
Các thơng tin được thu nhập trên cơ sở của cơng việc thực tế thực hiện cơng việc, như
phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện cơng việc, các yếu tố của thành phần công việc.
2. Thông tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên
môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
3. Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc,
trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
4. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm
hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
5. Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:
Bao gồm các thơng tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể
lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ
lương bổng, quần áo đồng phục...
1.3. Trình tự thực hiện phân tích công việc:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đĩ xác định các hình thức
thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích
yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và
bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công
việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích
các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ
theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và
khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau
đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để
phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính
các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công
việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
2- Các phương pháp phân tích công việc:
2.1. Phương pháp phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức năng.
- Phương pháp này được dựa trên ba yếu tố chủ yếu là: dữ liệu, con người và vật dụng. Mỗi
loại yếu tố dữ liệu, mỗi nhân viên phải thực hiện các chức năng sau:
+ Những chức năng cơ bản của quá trình thực hiện công việc của một nhân viên.
Những chức năng cơ bản trong quá trình thực hiện công việc của một nhân viênnhahân viên.
Dữ liệu Con người Vật dụng
1. Tổng hợp 1. Cố vấn 1. Xếp đặt, bố trí
2. Phối hợp 2. Đàm phán 2. Làm việc chính xác
3. Phân tích 3. Chỉ dẫn 3. Thao tác kiểm tra
4. Sưu tập, biên soạn 4. Thanh tra, giám sát 4. Điều khiển
5. Tính tốn 5. Tiêu khiển, giải trí 5. Thực hiện thao tác bằng tay
6. Sao chép 6. Thuyết phục 6. Chăm nom, giữ gìn
7. So sánh 7. Nĩi ra hiệu 7. Nuối nấng
8. Phục vụ 8. Giao nhận
9. Giúp đỡ theo chỉ dẫn
- Các số thứ tự chỉ mức độ khĩ khăn phức tạp và tầm quan trọng của các chức năng khi thực
hiện công việc.
2.2. Phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ
Phương pháp này nhằm mục đích thu thập các thơng tin định lượng, đánh giá mức độ của
các trách nhiệm, nhiệm vụ của các công việc khác nhau. Người phân tích công việc phải xác định
mỗi vấn đề có vai trò gì đối với công việc và nếu có thì ở phạm vi, mức độ áp dụng thế nào theo
cách phân loại.
1 - Rất ít áp dụng
2 - Thỉnh thoảng
3 - Bình thường
4 - Đáng kể
5 - Thường xuyên
Tất cả công việc đều được đánh giá điểm trên cơ sở xác định xem công việc được đánh giá
như thế nào theo 5 nhóm.
1 - Ra quyết định, giao dịch và trách nhiệm xã hội
2 - Thực hiện các côơng việc mang tính chất hành nghề, đòi hỏi kỹ năng cao.
3 - Công việc đòi hỏi sự cố gắng về thể lực.
4 - Công việc đòi hỏi phải điều khiển máy móc thiết bị
5 - Xử lý thông tin
Sử dụng kết quả bảng đánh giá câu hỏi phân tích chức vụ, để so sánh công việc này với công
việc khác và làm cơ sở để trả lương cho nhân viên.
2.3. Phương pháp phân tích công việc theo chức vụ kỹ thuật:
Áp dụng để phân tích các công việc do công nhân thực hiện nhằm xác định cấp bậc hay mức
độ phức tạp của công việc.
1 - Xác định những chức năng chủ yếu trong thực hiện công việc thông thường, có thể phân
loại được
2 - Tính điểm các chức năng: So sánh các chức năng trên cơ sở các yêu cầu, đặc điểm khi
thực hiện công việc, từ đĩ xác định quan hệ tỷ lệ giữa các chức năng. Chức năng thực hiện công
việc được đánh giá là quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất so với tất cả các chức năng khác
trong thực hiện công việc.
Mỗi chức năng lại chia thành bốn mức độ phức tạp, ứng với mỗi mức độ phức tạp đó người
ta cho điểm tối thiểu đến tối đa.
3 - Xác định số điểm của mỗi công việc: Số điểm của mỗi công việc được tính bằng tổng số
diểm cho tất cả các chức năng của công việc.
4 - Chuyển từ điểm sang bậc: Căn cứ vào tổng số điểm của mỗi công việc để chuyển từ điểm
sang bậc. Mỗi công việc có mức độ phức tạp và tầm quan trọng khác nhau sẽ được xếp vào một
cấp bậc kỹ thuật nhất định, công việc càng phức tạp, tinh thần trách nhiệm càng cao thì cấp bậc kỹ
thuật cũng càng cao.
* Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật do Nhà nước thống nhất quản lý trong phạm vi toàn quốc. Các
doanh nghiệp không có quyền ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật.
* Số lượng bậc của các công việc trong cùng một nghề bao giờ cũng tương ứng với số bậc
lương của công nhân nghề đó.
* Khoảng cách về điểm giữa các bậc của các công việc trong cùng một nghề được xác định
tương ứng với hệ số lương của công nhân nghề đó.
2.4- Nội dung chính của Bản mô tả công việc:
2.4.1. Thế nào là bản mô tả công việc?
Một bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một
công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đĩ. Bản mô tả công việc phải
được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với
người giao cũng như người nhận công việc đó.
2.4.2. Tại sao lại cần thiết phải có bản mô tả công việc ?
- Để mọi người biết họ cần phải làm gì.
- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó.
- Công việc khơng bị lặp lại do một người khác làm.
- Tránh được các tình huống va chạm
- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì
- Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chồng hoặc vợ của
người chủ doanh nghiệp cũng phải có nếu họ có liên quan đến công việc.
2.4.3. Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có
Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá nhiều công việc
khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu quả đều gồm các thông tin sau:
a. Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đóĩ, vị trí trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc:
thành phố nào, nhà máy nào, phòịng nào, máy móc gì v.v.
b. Công việc cần thực hiện:
Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và
tại sao lại làm công việc đó. Xác định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết
bao gốm công việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công
việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể được diễn đạt
theo một trình tự thời gian hoặc lozic.
c. Chỉ dẫn chi tiết về công việc:
Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và
những kĩ năng về thể chất, điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công
việc . Những đánh giá về các thuộc tính và tầm quan trọng của chúng có thể mang tính chủ quan
vì những yêu cầu thường xuyên phát sinh từ việc thực hiện nhiệm vụ.
d. Tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Hầu hết những bản mô tả công việc đều nêu rõ nhiệm vụ cụ thể nhưng không yêu cầu cần
phải thực hiện tốt công việc đó ở mức nào. Những tiêu chuẩn đối với việc thực hiện công việc đã
loạI bỏ được yếu tố khơng rõ ràng này. Chẳng hạn như tiêu chuẩn cóĩ thể là: Trong một ngày phải
lắp được 5 chiếc xe đạp hay bán tăng một số lượng hàng nhất định là ......trong một tháng.
2.5. Cần phải chuẩn bị bản mô tả công việc như thế nào?
Bản thảo của bản mô tả công việc cóĩ thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin,
viết lại và phê chuẩn.
• Bước 1: Lập kế hoạch:
Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm
chính và công tác kiểm tra đánh giá?
có thể bạn quan tâm
Luận văn: phân tích nhân tố đã đưa ra mô hình về sự thỏa mãn trong côn...
61
878
271
Thạc sĩ cao học
61
(New)
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH DỰ ÁN TẠI CÔ...
88
949
375
Kinh tế - Thương mại
88
(New)
Phân tích, đánh giá được thực trạng phân tích Tows chiến lược của công...
47
1.009
309
Kinh tế - Thương mại
47
(New)
Tiểu luận: CT sữa Vinamilk- Phân tích môi trường bên ngoài và phân tíc...
25
15.610
3.830
Kinh tế quản lý
25
(New)
Phân tích chi phí - lợi ích mở rộng của việc nâng cấp nhà máy sản xuất...
80
864
260
Báo cáo, luận văn khác
80
(New)
Phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng nguồn...
100
839
327
Kinh tế quản lý
100
(New)
Lí luận chung về phân tích BCTC NHTM- Giải pháp hoàn thiện và nâng cao...
109
716
350
Kinh tế quản lý
109
(New)
Đề tài: nghiên cứu công tác phân tích BCTC ở Techcombank thông qua cá...
20
974
257
Kinh tế quản lý
20
(New)
thông tin tài liệu
Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Mở rộng để xem thêm
từ khóa liên quan
tài liệu mới trong mục này
tài liệu hot trong mục này
tài liệu giúp tôi
Nếu bạn không tìm thấy tài liệu mình cần có thể gửi yêu cầu ở đây để chúng tôi tìm giúp bạn!
×
