Tối ưu hóa công việc kinh doanh với Google Apps
T i u hóa công vi c kinh doanh v i Google Appsố ư ệ ớ
T t c các doanh nghi p c n nh ng d ch v c b n nh email, chia sấ ả ệ ầ ữ ị ụ ơ ả ư ẻ
d li u, và ch nh s a file. Cách cài đ t nh ng ch c năng này có r t ữ ệ ỉ ử ặ ữ ứ ấ
nhi u, nh ng n u b n ch n nh m ph ng pháp, nó s t n th i gian ề ư ế ạ ọ ầ ươ ẽ ố ờ
và ti n b c c a b nề ạ ủ ạ .
Ví d , b n không c n ph i tr thêm nh ng chi phí cho server c a b n, k ụ ạ ầ ả ả ữ ủ ạ ể
t khi các ng d ng Google Apps cho các doanh nghi p đ c chuy n lên ừ ứ ụ ệ ượ ể
đám mây. Thêm vào đó, làm vi c trên m ng cũng khi n công ty b n năng ệ ạ ế ạ
đ ng h n khi nó cho phép b n và các đ ng nghi p có th k t n i t b t kì ộ ơ ạ ồ ệ ể ế ố ừ ấ
m t máy tính nào và t h u h t các máy tính thông minh.ộ ừ ầ ế
Nh ng ng d ng c a Google dành cho các doanh nghi p khác v i nh ng ữ ứ ụ ủ ệ ớ ữ
ng d ng dành cho ng i dùng bình th ng khác. Tuy nhiên, đây m i ch ứ ụ ườ ườ ớ ỉ
là s m đ u. Trong bài báo này, chúng tôi s hé l m t s m o nh và thự ở ầ ẽ ộ ộ ố ẹ ỏ ủ
thu t đ b n có th t i u hóa các công c c a Google trong công vi c c aậ ể ạ ể ố ư ụ ủ ệ ủ
mình. Cho dù b n ch m i khám phá các ng d ng c a Google hay đã là ạ ỉ ớ ứ ụ ủ
ng i dùng lâu năm, nh ng th thu t này s giúp b n nh n nh ng gì t t ườ ữ ủ ậ ẽ ạ ậ ữ ố
nh t t các d ch v .ấ ừ ị ụ
Các công c s d ng trong vi c c ng tác c a Google Appsụ ử ụ ệ ộ ủ
Ngoài vi c có m t tài kho n email, Google Apps còn giúp m i ng i trong ệ ộ ả ọ ườ
công ty b n c ng tác d dàng h n. R t nhi u công c đang s n có ,bao ạ ộ ễ ơ ấ ề ụ ẵ
g m t t c m i th t l p l ch bi u t o d li u cho t i h i ngh qua video.ồ ấ ả ọ ứ ừ ậ ị ể ạ ữ ệ ớ ộ ị
Và m c dù b n l u t t c m i th trên đám mây, Google v n cung c p ặ ạ ư ấ ả ọ ứ ẫ ấ
nh ng b o m t t t đ b o v d li u c a b n.ữ ả ậ ố ể ả ệ ữ ệ ủ ạ
Google Calendar có th giúp b n gi các cu c h n và chia s l ch làm vi c ể ạ ữ ộ ẹ ẻ ị ệ
v i m t nhóm. D ch v này gi ng v i phiên b n dành cho ng i dùng ớ ộ ị ụ ố ớ ả ườ
thông th ng, nh ng nó đ c đ nh h ng t i ng i dùng là các nhân viên ườ ư ượ ị ướ ớ ườ
văn phòng. Ví d , v i d ch v này, b n có th chia s chi ti t ngày làm ụ ớ ị ụ ạ ể ẻ ế
vi c v i đ ng nghi p đ h có th bi t đ c khi nào b n r nh đ t ch c ệ ớ ồ ệ ể ọ ể ế ượ ạ ả ể ổ ứ
m t cu c h p ho c th o lu n. Công c này cũng có th g i l i m i h p vàọ ộ ọ ặ ả ậ ụ ể ử ờ ờ ọ
c p nh t l i khi ng i nh n xác nh n tham d .ậ ậ ạ ườ ậ ậ ự
Google Docs nh p và ch nh s a các file c a b ng d ng văn phòng, bao ậ ỉ ử ủ ộ ứ ụ
g m các file .doc, .ppt, và .xls trong công c x lý word, công c trình ồ ụ ử ụ
chi u và ng d ng b ng tính. Đ ng nghi p có th chia s tài li u cho nhau,ế ứ ụ ả ồ ệ ể ẻ ệ
m i ng i ch nh s a tài li u mà không lo ng i vi c làm m t nh ng thay ỗ ườ ỉ ử ệ ạ ệ ấ ữ
đ i c a ng i khác (b i h có th download và đăng t i các d li u lên ổ ủ ườ ở ọ ể ả ữ ệ
m t server). Google gi m t b n ghi hoàn toàn c p nh t c a m i ng i, vàộ ữ ộ ả ậ ậ ủ ỗ ườ
t t c đ ng nghi p c a b n có th ch nh s a các file trong cùng m t lúc. ấ ả ồ ệ ủ ạ ể ỉ ử ộ
Cài đ t này có th đóng vai trog nh m t không gian ghi chép cho m t ặ ể ư ộ ộ
nhóm trong m t h i ngh ho c trong su t quá trình trình chi u.ộ ộ ị ặ ố ế
Google Sites, có trong m i phiên b n c a Google Apps, ho t đ ng nh m tỗ ả ủ ạ ộ ư ộ
trang web m ng c c b . B n có th s d ng nó nh m t b ng báo cáo cho ạ ụ ộ ạ ể ử ụ ư ộ ả
t t c m i ng i, l u tr các HR policy, highlight m t s ki n s p di n ra,ấ ả ọ ườ ư ữ ộ ự ệ ắ ễ
hay t ch c s p x p l i thông tin. Google Sites và Google Docs có th l u ổ ứ ắ ế ạ ể ư
tr b t kì m t đ nh d ng file nào. Vì v y, b n cũng có th s d ng chúng ữ ấ ộ ị ạ ậ ạ ể ử ụ
v i m c đích chia s file.ớ ụ ẻ
Đi n mi n c a b n vào đ b t đ u s d ng ho c Google có th t o m t ề ề ủ ạ ể ắ ầ ử ụ ặ ể ạ ộ
tên cho b n. Google Groups, có s n trong Premier Edition, ho t đ ng nh ạ ẵ ạ ộ ư
m t đi m trung tâm đ c ng tác. Groups b o m t h n trong vi c g i các ộ ể ể ộ ả ậ ơ ệ ử
message trong danh sách g i email c a công ty b n, ví d nh danh sách ử ủ ạ ụ ư
đ i bán hàng. Ngoài ra, các thành viên có th chia s l ch làm vi c và d ộ ể ẻ ị ệ ữ
li u trong m t nhóm. Khi ng i m i tham gia vào nhóm, h có th truy c pệ ộ ườ ớ ọ ể ậ
t i b n ghi c a message, cũng nh các thông tin còn l i khác, đ có th b tớ ả ủ ư ạ ể ể ắ
k p t c đ v i m i ng i.ị ố ộ ớ ọ ườ
Google Video, m t d ch v Premier khác, là m t phiên b n YouTube c n ộ ị ụ ộ ả ầ
thi t cho công ty b n. B n có th đăng t i các video cá nhân, n i b đ ế ạ ạ ể ả ộ ộ ể
ph c v m c đích đào t o, h p tác ho c các m c đích s d ng khác. Công ụ ụ ụ ạ ợ ặ ụ ử ụ
c này cũng có th “ti p nh n” nh ng video công c ng c a b n, lo i b ụ ể ế ậ ữ ộ ủ ạ ạ ỏ
m t s d ch v ho c thuê bao n u b n mu n.ộ ố ị ụ ặ ế ạ ố
S d ng Gmail cho công vi c kinh doanhử ụ ệ
S khác bi t ch y u gi a Gmail mi n phí dành cho t t c m i ng i và ự ệ ủ ế ữ ễ ấ ả ọ ườ
phiên b n có trong Google Apps r t d đ ch ra: tùy ch nh tên mi n. Thay ả ấ ễ ể ỉ ỉ ề
vì s d ng m t đ a ch @gmail.com, b n s nh n m t đ a ch ử ụ ộ ị ỉ ạ ẽ ậ ộ ị ỉ
@têncôngtyb n.com, giúp t o ra m t s khác bi t l n trong th ng hi u ạ ạ ộ ự ệ ớ ươ ệ
c a công ty, ngay c khi b n đi u hành duy nh t m t công ty t nhân.ủ ả ạ ề ấ ộ ư
Kích vào Activate email đ c u hình MX record c a b n, nh v y Google ể ấ ủ ạ ư ậ
có th ti p nh n toàn b message c a b n. N u b n đã s h u m t tên ể ế ậ ộ ủ ạ ế ạ ở ữ ộ
mi n, ví nh trang web c a b n ho c email hi n t i, b n có th ch MX ề ư ủ ạ ặ ệ ạ ạ ể ỉ
record c a nó t i Google. Đ c bi t, khi 2 máy tính k t n i tên mi n c a ủ ớ ặ ệ ế ố ề ủ
b n t i server email, MX record s t o m t đ a ch chuy n ti p t i Google ạ ớ ẽ ạ ộ ị ỉ ể ế ớ
đ email v n có th đ n đ c v i b n. N u b n v n ch a có m t tên ể ẫ ể ế ượ ớ ạ ế ạ ẫ ư ộ
mi n, Google có th đăng kí cho b n v i m c phí $10 m t năm và s c u ề ể ạ ớ ứ ộ ẽ ấ
hình nó t đ ng.ự ộ
Các doanh nghi p tr hài lòng v i ng d ng mi n phí Google Apps ệ ẻ ớ ứ ụ ễ
Standard Edition. Nó h tr lên t i 50 đ a ch email, m i đ a ch có t i ỗ ợ ớ ị ỉ ỗ ị ỉ ớ
7,4GB dung l ng l u tr . M i m t đ a ch email có th g i tin nh n t i ượ ư ữ ỗ ộ ị ỉ ể ử ắ ớ
500 đ a ch nh n khác nhau m i ngày. Tr phi công ty c a b n có m t quanị ỉ ậ ỗ ừ ủ ạ ố
h r ng, v i r t nhi u khách hàng ph i giao d ch m i ngày, con s 500 này ệ ộ ớ ấ ề ả ị ỗ ố
có th làm hài lòng b n. Tuy nhiên, cũng gi ng nh ng i dùng Gmail, ể ạ ố ư ườ
d ch v này bao g m c qu ng cáo. Đây có th là m t lý do khi n nhi u ị ụ ồ ả ả ể ộ ế ề
ng i không thích.ườ
Đ i v i ng i dùng mu n lo i b qu ng cáo và tăng nh ng h n ch c a ố ớ ườ ố ạ ỏ ả ữ ạ ế ủ
b n mi n phí, h s ph i tr $50 m t năm. V i vi c tr phí, m i đ a ch cóả ễ ọ ẽ ả ả ộ ớ ệ ả ỗ ị ỉ
th g i t i 2000 ng i nh n m i ngày, và b n có th nâng c p dung l ngể ử ớ ườ ậ ỗ ạ ể ấ ượ
l u tr m i đ a ch email lên t i 25GB.ư ữ ỗ ị ỉ ớ
V i phiên b n mi n phí và phiên b n ph i tr ti n, b n có th chia s các ớ ả ễ ả ả ả ề ạ ể ẻ
đ a ch liên l c trong công ty, h p nh t các ngu n t trang web ho c Googleị ỉ ạ ợ ấ ồ ừ ặ
Apps c a đi n tho i.ủ ệ ạ
T t qu ng cáo trong Premier Edition Gmailắ ả
N u b n s d ng phiên b n thuê bao c a Premier Edition of Google Apps, ế ạ ử ụ ả ủ
b n có th s th y phi n b i nh ng dòng ch qu ng cáo trong d ch v ạ ể ẽ ấ ề ở ữ ữ ả ị ụ
email c a mình. Hãy tho i mái, b i chúng tôi s h ng d n b n cách t t ủ ả ở ẽ ướ ẫ ạ ắ
chúng đi.
Khi đăng nh p v i quy n ng i qu n tr , kích vàoậ ớ ề ườ ả ị Manage this domain, ở
trên cùng c a trang. Ti p đ n, ch nủ ế ế ọ Domain settings và tích vào h p tho i ộ ạ
gi a trang:ở ữ Hide all ads for [tên mi n c a b n]ề ủ ạ . Cu i cùng, kích ố
vào Save changes đ l u l i t t c nh ng thay đ i b n v a t o. nh v y, ể ư ạ ấ ả ữ ổ ạ ừ ạ ư ậ
b n đã có th t n h ng tài kho n c a mình mà không có s “qu y nhi u”ạ ể ậ ưở ả ủ ự ấ ễ
c a qu ng cáo.ủ ả
Qu n lý email trong Gmailả
Đi u gì đã x y ra v i tài kho n email quan tr ng nh ng l i sai đ a ch , ví ề ả ớ ả ọ ư ạ ị ỉ
nh khi m t khách hàng m i mu n liên l c v i công ty b n nh ng l i gõ ư ộ ớ ố ạ ớ ạ ư ạ
nh m tên công ty? B n có th t o m t email bí danh cho nh ng tr ng h pầ ạ ể ạ ộ ữ ườ ợ
nh m tên, có th nh n t t c nh ng email g i nh m đ a ch , và t o m t ầ ể ậ ấ ả ữ ử ầ ị ỉ ạ ộ
nhóm đ a ch email cho m t đ i nào đó.ị ỉ ộ ộ
Khi đăng nh p v i quy n ng i qu n tr trong Dashboard, kíchậ ớ ề ườ ả ị Email.
Ti p đ n, ch nế ế ọ Email addresses. Kích vào tên ng i dùng, kéo xu ng và ườ ố
kích vào Add a nickname.Đi n thêm email bí danh b n mu n vào đó. ề ạ ố
Trong ví d , chúng ta đã s d ng tên Zach. Cu i cùng, kích ụ ử ụ ố
vào SaveChanges đ l u t t c nh ng thay đ i v a t o.ể ư ấ ả ữ ổ ừ ạ
Thêm m t đ a ch email ho c m t email bí danh đ “nh t” t t c nh ng ộ ị ỉ ặ ộ ể ặ ấ ả ữ
email không đ c ghi đúng tên. Nh ng message không đúng đ a ch khác cóượ ữ ị ỉ
th là junk email, nh ng b n có th l y chúng, trong tr ng h p nh ng ể ư ạ ể ấ ườ ợ ữ
email này quan tr ng. Vàoọ Service Settings > Email. Kéo xu ng ố
m cụ Email routing. Kích vào nút có hình m t chi c đài có tênộ ế Route to
catch-all address, đi n tên ng i dùng c a b n. Cu i cùng, kích vàoề ườ ủ ạ ố Save
changes đ l u t t c nh ng thay đ i v a t o.ể ư ấ ả ữ ổ ừ ạ
Google Groups có th qu n lý các liên l c n i b , nh ng b n cũng có th ể ả ạ ộ ộ ư ạ ể
s d ng Groups đ nh n tin nh n c a b t kì ai. Đ có th th c hi n đi u ử ụ ể ậ ắ ủ ấ ể ể ự ệ ề
này, b n s ph i có m t đ a ch nhạ ẽ ả ộ ị ỉ ư sales@têncôngtyb n.comạ đ chuy n ể ể
có thể bạn quan tâm
10 add-on (tiện ích mở rộng) tuyệt vời cho doanh nghiệp dùng Google Ap...
10
1.796
301
Tài liệu CNTT khác
10
(New)
Google Apps và những điều cần biết
11
635
284
Tài liệu CNTT khác
11
(New)
Thực trạng kinh doanh và một số giải pháp nhằm thực hiện chiến lược ki...
71
862
342
Kinh tế - Thương mại
71
(New)
Sự khác nhau giữa thiết kế Native iOS Apps và Native Android Apps
20
793
339
Đồ họa, thiết kế
20
(New)
Xem xét một cách tổng quát và có hệ thống thực trạng hoạt động sản xuấ...
78
698
270
Kinh tế - Thương mại
78
(New)
Luận văn thạc sĩ kinh tế: Văn hóa công ty tại các DN ở Hồ Chí Minh và...
66
702
333
Thạc sĩ cao học
66
(New)
Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và những biện pháp nhằm thúc...
71
675
285
Kinh tế - Thương mại
71
(New)
Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh: Công ty Goldsun Focus Media- thự...
47
861
386
Kinh tế - Thương mại
47
(New)
thông tin tài liệu
Những ứng dụng của Google dành cho các doanh nghiệp khác với những ứng dụng dành cho người dùng bình thường khác. Tuy nhiên, đây mới chỉ là sự mở đầu. Trong bài này, chúng tôi sẽ hé lộ một số mẹo nhỏ và thủ thuật để bạn có thể tối ưu hóa các công cụ của Google trong công việc của mình
Mở rộng để xem thêm
từ khóa liên quan
tài liệu mới trong mục này
tài liệu hot trong mục này
tài liệu giúp tôi
Nếu bạn không tìm thấy tài liệu mình cần có thể gửi yêu cầu ở đây để chúng tôi tìm giúp bạn!
×
