Tổng hợp 6 cách đảm bảo email được đọc
6 cách đ m b o email đ c đ cả ả ượ ọ
N u là ng i nh n đ c r t nhi u email m i ngày làm vi c, b n có ế ườ ậ ượ ấ ề ỗ ệ ạ
th s ph i dành ra ít nh t 15 giây đ đ c l t m t message đ quy t ể ẽ ả ấ ể ọ ướ ộ ể ế
đ nh xem nó có liên quan gì t i mình không. Ng c l i, hãy t ng ị ớ ượ ạ ưở
t ng r ng ng i khác cũng đ c email c a b n theo cách nh ượ ằ ườ ọ ủ ạ ư
v y.ậ N u h không th nhanh chóng nh n ra m c đích c a message, có thế ọ ể ậ ụ ủ ể
h s xóa chúng ho c đ quên chúng trong Inbox.ọ ẽ ặ ể
Trong bài vi t này, chúng tôi s cung c p 6 m o nh m giúp tăng kh năng ế ẽ ấ ẹ ằ ả
email message c a b n nh n đ c chú ý t ng i nh n.ủ ạ ậ ượ ừ ườ ậ
1. Nêu rõ m c đích c a email messageụ ủ
Khi ng i nh n th y email message c a b n, b n nên cho h th y ngay ườ ậ ấ ủ ạ ạ ọ ấ
message đó liên quan nh th nào t i h và t i sao nó l i quan tr ng. H cóư ế ớ ọ ạ ạ ọ ọ
th s d ng tính năngể ử ụ preview message trong Microsoft Outlook ho c trên ặ
thi t b Windows phone ho c Windows Mobile, ví nh thi t b PDA. Ho c, ế ị ặ ư ế ị ặ
h có th ch nhìn dòngọ ể ỉ Subject trong hòm th . N u dòng Subject khó hi uư ế ể
và không liên quan, email c a b n r t d b xóa nhanh chóng. D i đây là ủ ạ ấ ễ ị ướ
m t s ví d có th bao g m trong dòng Subject đ đ m b o ng i nh n ộ ố ụ ể ồ ể ả ả ườ ậ
s đ c email c a b n:ẽ ọ ủ ạ
- S d ng tiêu đ chu n, ví nh : yêu c u đ c, yêu c u tr l i, ch đ c,... ử ụ ề ẩ ư ầ ọ ầ ả ờ ỉ ọ
ph thu c vào hành đ ng phù h p v i n i dung c a message.ụ ộ ộ ợ ớ ộ ủ
- M c đích có ý nghĩa ho c h tr d án mà message liên quan t i, ví d : ụ ặ ỗ ợ ự ớ ụ
D đoán năm ngân sách tài khóa 05ự
- Hành đ ng c n thi t, ví d : C ng c các b ng ngân sách c a phòngộ ầ ế ụ ủ ố ả ủ
- Ngày đáo h n ví d : H t h n ngày 11/11ạ ụ ế ạ
M t ví d v dòng Subject hi u qu là: Yêu c u đ c – c ng c t t c các ộ ụ ề ệ ả ầ ọ ủ ố ấ ả
b ng d li u v ngân sách năm tài khóa 06 và n p l i vào ngày 15/6.ả ữ ệ ề ộ ạ
2. Nói cho ng i nh n bi t hành đ ng b n mu n h th c hi nườ ậ ế ộ ạ ố ọ ự ệ
Ch c ch n b n bi t rõ hành đ ng mình mu n ng i nh n th c hi n. Hãy ắ ắ ạ ế ộ ố ườ ậ ự ệ
trình bày th t rõ ràng và chuy n t t c d li u liên quan vào m t n i. Đ ậ ể ấ ả ữ ệ ộ ơ ể
có th nh n đ c tr l i nhanh h n, hãy nói v đ liên quan gi a hành ể ậ ượ ả ờ ơ ề ộ ữ
đ ng và m c đích c a ng i nh n cũng nh đ a ra ngày h t h n. M t ộ ụ ủ ườ ậ ư ư ế ạ ộ
đi u quan tr ng không kém là nêu rõ ràng lo i hành đ ng b n mu n ng i ề ọ ạ ộ ạ ố ườ
nh n th c hi n. V c b n, có 4 lo i hành đ ng ng i dùng có th yêu ậ ự ệ ề ơ ả ạ ộ ườ ể
c u. N u b n làm cho thông tin chi ti t đ c rõ ràng, ng i nh n có kh ầ ế ạ ế ượ ườ ậ ả
năng đ c email và th c hi n hành đ ng ngay. 4 hành đ ng bao g m:ọ ự ệ ộ ộ ồ
- Action: Ng i nh n c n ph i th c heienj hành đ ng. Ví d : “đ a ra l i ườ ậ ầ ả ự ộ ụ ư ờ
đ ngh gi m 5% chi phí Du l ch và Gi i Trí”.ề ị ả ị ả
- Respond: Ng i nh n c n ph i tr l i message c a b n v i thông tin c ườ ậ ầ ả ả ờ ủ ạ ớ ụ
th . Ví d : “Hãy báo cho tôi bi t n u b n có th tham d cu c h p lúc 9h ể ụ ế ế ạ ể ự ộ ọ
sáng ngày th 6”.ứ
- Read only: Ng i nh n c n ph i đ c message c a b n đ đ m b o h ườ ậ ầ ả ọ ủ ạ ể ả ả ọ
hi u rõ m t vi c nào đó. Ch c n đ c mà không ph i tr l i. Ví d : “ Hãy ể ộ ệ ỉ ầ ọ ả ả ờ ụ
đ c b n k ho ch đ c đính kèm tr c cu c h p ngày 12 tháng 8”.ọ ả ế ạ ượ ướ ộ ọ
- FYI only: Ng i nh n ch vi c g i file cho b n đ sau này tham kh o. ườ ậ ỉ ệ ử ạ ể ả
Không c n tr l i gì c . Th c t , chuy n h đ c message cũng không b t ầ ả ờ ả ự ế ệ ọ ọ ắ
bu c. Ví d : “ Đính kèm b n ghi đ hoàn thành báo cáo chi tiêu”.ộ ụ ả ể
3. Cung c p d li u và tài li u thích h pấ ữ ệ ệ ợ
Nh đ m b o r ng b n cung c p cho ng i nh n t t c các thông tin h ớ ả ả ằ ạ ấ ườ ậ ấ ả ọ
c n đ hoàn thành m t hành đ ng ho c tr l i cho chính yêu c u c a mình.ầ ể ộ ộ ặ ả ờ ầ ủ
C g ng không đ đ ng nghi p ph i quay tr l i h i thêm v thông tin, ố ắ ể ồ ệ ả ở ạ ỏ ề
cho dù đó là d li u h tr hay link t i m t file trên trang web l u tr tr c ữ ệ ỗ ợ ớ ộ ư ữ ự
tuy n. Ng i dùng có th cho thông tin h tr vào ph n body c a message ế ườ ể ỗ ợ ầ ủ
ho c theo d ng file đính kèm. Trong Windows Live Hotmail, tính ặ ạ
năng Quick Add s cho phép b n nhanh chóng tìm ki m và g n n i dung ẽ ạ ế ắ ộ
( nh, video, b n đ , th i gian chi u phim, hóa đ n) vào email message mà ả ả ồ ờ ế ơ
không ph i r i Hotmail. Thêm vào đó, n u mu n ng i nh n đi n vào m tả ờ ế ố ườ ậ ề ộ
form nào đó, hãy đính kèm m t b n copy c a form đó, có bao g m c ộ ả ủ ồ ả
h ng d n cách th c hi n.ướ ẫ ự ệ
4. Ch g i message t i nh ng ng i nh n liên quanỉ ử ớ ữ ườ ậ
H ng message t i ng i nh n phù h p. Ch nh ng ng i c n ph i hoàn ướ ớ ườ ậ ợ ỉ ữ ườ ầ ả
thành hành đ ng trên dòng Subject m i đ c nh n message. Hãy nghĩ th t ộ ớ ượ ậ ậ
k và trình bày tôn tr ng ng i n n khi đi n tên vào dòngỹ ọ ườ ậ ề To. M i ng i ọ ườ
s chú ý t i suy nghĩ c a b n và k t qu nh n đ c th ng có hi u qu ẽ ớ ủ ạ ế ả ậ ượ ườ ệ ả
cao h n. D i đây là 2 câu h i đ n gi n đ giúp b n l c ng i nh n ơ ướ ỏ ơ ả ể ạ ọ ườ ậ ở
dòng To:
- Email này có liên quan t i m c tiêu c a ng i nh n không?ớ ụ ủ ườ ậ
- Ng i nh n có ch u trách nhi m th c hi n hành đ ng dòng Subject?ườ ậ ị ệ ự ệ ộ ở
5. S d ng dòng CC th t khéo léoử ụ ậ
D i đây là m t s đi u cân nh c m i khi s d ng dòng CC:ướ ộ ố ề ắ ỗ ử ụ
Không hy v ng có hàng đ ng hay tr l i c a t ng cá nhân trong dòng CC. ọ ộ ả ờ ủ ừ
Ng i nh n ch c n đ c h c nh n file t message.ườ ậ ỉ ầ ọ ọ ậ ừ
Ch nh ng cá nhân có m c tiêu liên quan t i email m i đ c bao g m trongỉ ữ ụ ớ ớ ượ ồ
message. N u b n không ch c ch n thông tin mình g i có liên quan t i ế ạ ắ ắ ử ớ
m c tiêu c a đ ng nghi p hay không, hãy ki m tra xem h có mu n nh n ụ ủ ồ ệ ể ọ ố ậ
email v ch đ này hay không.ề ủ ề
6. H i “câu h i cu i cùng” tr c khi nh n Sendỏ ỏ ố ướ ấ
Đi u cu i cùng nên làm là ki m tra công vi c đ đ m b o b n đang th c ề ố ể ệ ể ả ả ạ ự
hi n nh ng hành đ ng có ý nghĩa. G i message rõ ràng, chính xác s gi m ệ ữ ộ ử ẽ ả
dung l ng email b n g i và nh n, khuy n khích đ a ra hành đ ng chính ượ ạ ử ậ ế ư ộ
xác, ti t ki m th i gian và h n ch đ l i d u v t. Hãy nh t h i mình ế ệ ờ ạ ế ể ạ ấ ế ớ ự ỏ
nh ng câu h i sau tr c khi g i message:ữ ỏ ướ ử
- Mình đã nêu rõ m c đích và hành đ ng ch a?ụ ộ ư
- Mình đã bao g m nh ng d li u h tr và vi t dòng Subjecy rõ ràng?ồ ữ ữ ệ ỗ ợ ế
- Mình đã vi t message đ rõ ràng đ không ng i nh n nào ph i h i l i ế ủ ể ườ ậ ả ỏ ạ
v thông tin liên quan?ề
- Mình đã g i message t i đúng ng i nh n?ử ớ ườ ậ
- Mình đã ki m tra chính t và ch nh s a ng pháp, hành văn cho message?ể ả ỉ ử ữ
M o thêm: Không nên g i junk emailẹ ử
M t trong nh ng cách nhanh nh t đ l t vào “nhóm b xóa” c a ng i ộ ữ ấ ể ọ ị ủ ườ
nh n là làm h ng p trong nh ng email vô nghĩa. Tr l i email v i “tôi ậ ọ ậ ữ ả ờ ớ
nh n đ c email c a b n r i, c m n” ho c g i đi r t nhi u d li u ậ ượ ủ ạ ồ ả ơ ặ ử ấ ề ữ ệ
không liên quan mà b n cho r ng h mu n bi t là m t cách nhanh chóng ạ ằ ọ ố ế ộ
giúp t o m t b n ghi v vi c g i email không hi u qu .ạ ộ ả ề ệ ử ệ ả
Nói tóm l i, r t d đ t o m t n n văn hóa s d ng email không hi u qu .ạ ấ ễ ể ạ ộ ề ử ụ ệ ả
Th c hi n theo nh ng h ng d n trên và b n có th ch c ch n r ng mình ự ệ ữ ướ ẫ ạ ể ắ ắ ằ
và đ i c a mình luôn t p trung vào nh ng gì có ý nghĩa cũng nh không t oộ ủ ậ ữ ư ạ
email quá t i.ả
có thể bạn quan tâm
Tim hiểu, thử nghiệm các phương pháp tiếp cận cho bài toán phân loại e...
106
814
333
Kỹ thuật
106
(New)
Bảo mật Email dễ dàng với 4 cách sau
6
629
253
Tài liệu CNTT khác
6
(New)
Một số cách mã hóa tập tin trước khi gửi Email
9
898
282
Tài liệu CNTT khác
9
(New)
Cách soạn email trả lời mẫu trên Gmail
2
676
324
Tài liệu CNTT khác
2
(New)
Email lừa đảo và cách nhận dạng chúng
10
811
316
An ninh, bảo mật
10
(New)
Cách thêm và xóa tài khoản Email trên Mac, iPhone và iPad
31
901
258
Tài liệu CNTT khác
31
(New)
Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook
6
900
263
Tài liệu CNTT khác
6
(New)
Cách chuyển email từ Yahoo! Mail sang GMail
5
634
302
Tài liệu CNTT khác
5
(New)
thông tin tài liệu
Nếu là người nhận được rất nhiều email mỗi ngày làm việc, bạn có thể sẽ phải dành ra ít nhất 15 giây để đọc lướt một message để quyết định xem nó có liên quan gì tới mình không. Ngược lại, hãy tưởng tượng rằng người khác cũng đọc email của bạn theo cách như vậy. Nếu họ không thể nhanh chóng nhận ra mục đích của message, có thể họ sẽ xóa chúng hoặc để quên chúng trong Inbox. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp 6 mẹo nhằm giúp tăng khả năng email message của bạn nhận được chú ý từ người nhận
Mở rộng để xem thêm
tài liệu mới trong mục này
tài liệu hot trong mục này
tài liệu giúp tôi
Nếu bạn không tìm thấy tài liệu mình cần có thể gửi yêu cầu ở đây để chúng tôi tìm giúp bạn!
xem nhiều trong tuần
Giáo trình Quản trị học của Đại học kinh tế quốc dân
4 đề thi học sinh giỏi Toán lớp 2, có đáp án kèm theo
Mẫu slide thuyết trình về Golf
Bài tập ôn tập cuối tuần lớp 3: Tuần 21
Bài tập ôn tập cuối tuần lớp 2: Tuần 21
BÀI GIẢNG: KINH TẾ DU LỊCH
yêu cầu tài liệu
Giúp bạn tìm tài liệu chưa có
×
